Перейти к основному содержанию
x

Офис регистратор

контактный телефон: (87162) 72-11-50

офис Регистратора – академическая служба, занимающаяся регистрацией всей истории учебных достижений обучающегося и обеспечивающая организацию всех видов контроля знаний и расчёт его академического рейтинга.
Офис Регистратора предназначен для организации учебного процесса по кредитной технологии обучения, контроля качества знаний обучающихся, учета движения контингента обучающихся и подготовки статистической отчетности.

Организационная структура офис Регистратора

Офис Регистратора выполняет следующие функции:

  • формирует индивидуальные планы обучающихся;
  • координирует списки студентов;
  • организует  запись  обучающихся на изучение дисциплин  (Enrollment) с привлечением структурных подразделений и эдвайзеров;
  • принимает участие в составлении  каталога дисциплин;
  • запрашивает и получает от деканов, заведующих кафедрами необходимую информацию;
  • организует  систему контроля учебных достижений обучающихся;
  • составляет расписаний занятий и экзаменов для всех форм обучения;
  • ведет учет занятости профессорско-преподавательского состава;
  • контролирует посещаемость  студентов;
  • составляет  расписание работы ГАК, заседаний ГЭК в соответствии с академическим календарем;
  • оказывает содействия в выборе траектории обучения и освоении образовательной траектории в период обучения;
  • ведет историю учебных достижений обучающихся в течение всего периода обучения, которая отражается в транскрипте;
  • организует и проводит промежуточную аттестацию, расчитывает  академический рейтинг обучающихся (годовой переводной GPA);
  • организует тестирование обучающихся;
  • управляет процессом составления академических записей для всех факультетов, координирует политику выставления оценок;
  • оказывает помощь в подготовке приказов о переводе с курса на курс, с одной специальности на другую, из одной организации в другую, с одной формы обучения на другую;
  • принимает участие в подготовке документов для присуждения вакантных образовательных государственных грантов;
  • ведет регистрацию и учет движения контингента обучающихся в университете;
  • заполняет формы государственной отчетности по успеваемости и движению контингента обучающихся (3 НК, Ф34 и др.);
  • осуществляет выписку транскрипта (академической справки), заказывает  и ведет учет выдачи бланков диплома, а также и подтверждает подлинность  выданных дипломов;
  • ведет прием, хранение, выдачу и возврат документов обучающихся.

 

 

 

 

Ф.5.05-05
УТВЕРЖДАЮ
Проректор по УМР
__________________Жакупова А,Д.

« 28  » __августа__2017 г.


План работы

Службы Офис регистратора на 2017-2018 учебный год

 

п/п

Наименования запланированных мероприятий

Ответственный исполнитель, соисполнители

Сроки исполнения

Примечание

Отметка о выполнении

Студенческий отдел

1

Прием личных дел студентов 1 курса очной, заочной и вечерней форм обучения, магистрантов, докторантов

Руководитель отдела, методисты

Август, сентябрь 2017

 

 

2

Присвоение студентам, магистрантам и докторантам 1 курса идентификационных номеров

Руководитель отдела, методисты

сентябрь 2017

 

 

3

Формирование и корректировка рабочих списков студентов для учета движения контингента

Руководитель отдела, методисты

в течение

года

 

 

4

Ведение учета контингента обучающихся университета

Руководитель отдела, методисты

Ежемесячно

 

 

5

Хранение и обработка личных дел студентов всех курсов

Руководитель отдела, методисты

в течение

года

 

 

6

Сдача государственной статистической отчетности по форме 3-НК, 1НК

Руководитель отдела, методисты

до

05.10.2017 г.

 

 

7

Составление заявки на бланки дипломов с приложениями, академических справок и свидетельств на текущий год

Руководитель отдела, методисты, деканаты

до 01.10.2017 г.

 

 

8

Выдача академических справок, дубликатов дипломов и пр. документов

Руководитель отдела, методисты

в течение

года по мере обращения

 

 

9

Отчет в МОН РК по выдачу дубликатов дипломов

Руководитель отдела

Ежемесячно до 27 числа

 

 

10

Подготовка оперативной информации по контингенту студентов

Руководитель отдела, методисты

Ежемесячно

 

 

11

Учет студентов, поступивших по программе «Серпін-2050»

Руководитель отдела, методисты

Ежемесячно

 

 

12

Формирование личных дел студентов, претендующих на Президентские стипендии, именные стипендии

Руководитель отдела, методисты

Сентябрь -2017 г.

Февраль – 2018 г.

 

 

13

Переписка с МОН РК, и другими ведомствами

Руководитель отдела, методисты

в течение

года

 

 

14

Прием и обработка заявлений студентов, претендующих на образовательные гранты высвободившиеся в процессе обучения

Руководитель отдела, методисты

По результатам зимней сессии до 10 января,

летней до 25 июля

 

 

15

Проведение учебного семинара для технических секретарей ГАК

Руководитель

отдела

Март 2018 г.

 

 

16

Направление в МОН РК потребность в бланках дипломов на прогнозный трехлетний учебный период для формирования бюджетной заявки

Руководитель отдела

Не позднее 10 апреля 2018 г.

 

 

17

Подготовка запросов на личные дела переведенных и восстановленных студентов

Руководитель отдела, методисты

в течение

года

 

 

18

Направление в МОН РК копии приказа о предоставлении академического отпуска, студентам, магистрантам, докторантам, обучающихся по государственному образовательному гранту

Руководитель отдела, методисты

в течение

года в случае предоставления академического отпуска

 

 

19

Оказание помощи студентам всех курсов по вопросам правил перевода и восстановления

Руководитель отдела, методисты

В течении года

 

 

20

Формирование положительного имиджа университета

Руководитель отдела, методисты

В течении года

 

 

21

Направление в НЦТ отчет об использовании бланков дипломов

Руководитель отдела

До 01 августа 2018 г.

 

 

22

Передача на хранение в архив личных дел студентов закончивших обучение

Руководитель отдела, методисты

Июнь-август 2018

 

 

 

Диспетчерский отдел

1

Контроль готовности аудиторного фонда к началу учебного года

Руководитель ДО, методисты отдела

август 2017 г.

 

 

2

Формирование лекционных потоков по очной форме обучения (включая магистратуру и докторантуру)

Руководитель ДО, методисты отдела

август 2017 г.

декабрь 1017 г.

 

 

3

Формирование лекционных потоков по заочно-дистанционной форме обучения

Руководитель ДО, методисты отдела

в течение учебного года

 

 

4

Составление и представление на утверждение расписания занятий по освоению пререквизитов магистратуры

Руководитель ДО, методисты отдела

август 2017 г.

 

 

5

Составление и представление на утверждение расписания учебных занятий по очной форме обучения (включая магистратуру и докторантуру)

Руководитель ДО, методисты отдела

согласно академическому календарю

 

 

6

Составление и представление на утверждение расписания учебных занятий по заочно-дистанционной форме обучения

Руководитель ДО, методисты отдела

согласно академическому календарю

 

 

7

Составление графика проведения консультаций по дисциплинам ВОУД

Руководитель ДО, методисты отдела

сентябрь 2017 г.

 

 

8

Составление расписания зимней и летней промежуточных аттестаций

Руководитель ДО, методисты отдела

согласно академическому календарю

 

 

10

Контроль проведения учебных занятий на очной и заочно-дистанционной формах обучения, магистратуры и докторантуры

Руководитель ДО, методисты отдела

в течение года

 

 

11

Осуществление контроля проведения промежуточной аттестации

Руководитель ДО, методисты отдела

согласно академическому календарю, в период проведения ПА

 

 

12

Контроль соответствия формы приема промежуточной аттестации

Руководитель ДО, методисты отдела

согласно академическому календарю, в период проведения ПА

 

 

13

Составление расписания итоговой аттестации

Руководитель ДО, методисты отдела

согласно академическому календарю

 

 

 

14

Контроль проведения итоговой аттестации

Руководитель ДО, методисты отдела

согласно академическому календарю

 

 

15

Распределение и контроль за эффективным использованием аудиторного фонда

Руководитель ДО, методисты отдела

в течение года

 

 

Отдел регистрации учебных достижений обучающихся

1

Актуализация базы данных в АИС ВУЗ, настройка системы

Руководитель отдела, сотрудники отдела

август, сентябрь

2017 г.

 

 

2

Совместная работа с приемной комиссией университета. Формирование контингента абитуриентов очной и заочной формы обучения в АИС ВУЗ

Руководитель отдела,

25 июня по 25 августа 2017

 

 

3

Формирование приказа о переводе студентов с курса на курс в АИС ВУЗ

Руководитель отдела,

1июля- 25аавгуста 2017 г.

 

 

4

Формирование приказа о зачислении студентов на 1 курс 2016-2017 уч. года в АИС ВУЗ

Руководитель отдела

28 августа 2017 г.

 

 

5

Формирование и передача в деканаты факультетов сформированных в АИС ВУЗ логинов и паролей студентов и магистрантов 1 курса

Руководитель отдела, сотрудники отдела

Сентябрь 2017

 

 

6

Актуализация совместно с деканатами факультетов электронной базы данных обучающихся 2,3,4 курсов АИС ВУЗ (дополнение данных в картотеку, ввод информации по выпускникам)

Руководитель отдела

Сентябрь октябрь 2017

 

 

7

Актуализация и формирование совместно с руководителями структурных подразделений статистических отчетов (21 форма) АИС ВУЗ

Руководитель отдела

В течение года по графику

 

 

8

Актуализация электронной базы данных обучающихся университета в соответствии с контингентом

Руководитель отдела, сотрудники отдела

в течение года

 

 

9

Формирование типовых учебных планов по специальности (формам обучения) в АИС ВУЗ

Руководитель отдела, сотрудники отдела

апрель-август 2018

 

 

10

Формирование типовых учебных планов по специальности (формам обучения) и академических календарей в АИС ВУЗ для 1 курса

Руководитель отдела, сотрудники отдела

август 2018

 

 

11

Формирование академических календарей в АИС ВУЗ

Руководитель отдела, сотрудники отдела

апрель-май 2018

 

 

12

Формирование и распечатка ИУП обучающихся факультетов на 2017-2018 учебный год

Руководитель отдела, сотрудники отдела

август 2018

 

 

13

Формирование и редактирование академических потоков в АИС ВУЗ

Руководитель отдела, сотрудники отдела

Сентябрь 2017

 

 

14

Организация текущего тестирования обучающихся в АИС ВУЗ

Руководитель отдела, сотрудники отдела

В течение года

 

 

15

Участие в проведении семинаров для эдвайзеров

Руководитель отдела, сотрудники отдела

Ноябрь 2017, январь, март 2018

 

 

16

Организация тестирования обучающихся в периоды зимней и летней сессии в АИС ВУЗ (очная, вечерняя форма обучения)

Руководитель отдела, сотрудники отдела

Декабрь 2017 г., январь 2018 г., июнь-июль 2018 г.

 

 

17

Организация и проведение зимней и летней экзаменационной сессии. Подготовка и выдача экзаменационных ведомостей (заочная форма обучения)

Руководитель отдела, сотрудники отдела

Октябрь—ноябрь 2017г., январь-март 2018 г.

 

 

 

18

Формирование и выдача итоговых ведомостей УДО

Руководитель отдела, сотрудники отдела

Декабрь 2017, июнь, июль 2018

 

 

19

Формирование ведомости УДО с учетом апелляции на основании протоколов заседании апелляционной комиссии.

Руководитель отдела, сотрудники отдела

Январь 2017, июль 2018

 

 

20

Мониторинг результатов контроля знаний. Формирование отчетов: о задолженностях обучающихся, отчет о кол-ве выставленных оценок преподавателями в эл. журнал

сотрудники отдела

В течение года

 

 

21

Закрытие текущей сессии и открытие дополнительного семестра в АИС ВУЗ.

сотрудники отдела

Июль 2018

 

 

22

Формирование и выдача транскриптов обучающихся

Руководитель отдела, сотрудники отдела

по мере обращений

 

 

23

Формирование отчета по итогам сессии Ф.34

сотрудники отдела

Январь, июль

 

 

24

Формирование и печать сводных ведомостей выпускных курсов 2017-2018 уч. года

сотрудники отдела

апрель-июнь

 

 

25

Создание приложений к диплому на основе транскриптов в АИС ВУЗ

Руководитель отдела, сотрудники отдела

июнь, июль

 

 

26

Организация и учет успеваемости студентов, магистрантов, обучающихся в рамках академической мобильности в АИС ВУЗ

Руководитель отдела, сотрудники отдела

в течение года

 

 

27

Организация работы с кафедрами по обновлению электронных УМК и электронных ресурсов в АИС ВУЗ.

Руководитель отдела, зам. руководителя отдела

Сентябрь 2017, Июнь 2018

 

 

28

Обновление системы АИС ВУЗ, резервное копирование эл. базы данных

Администратор БД

в течение года

 

 

29

Организация связи отдела с разработчиками системы для технической поддержки системы АИС ВУЗ на основе договора.

Руководитель отдела, сотрудники отдела

в течение года

 

 

30

Работа с АРМ ВОУД. Участие в организации и проведении ВОУД

Руководитель отдела, сотрудники

ноябрь 2017 г.

 

 

31

Совершенствование программы по формированию расписания

Муканов Е.А.

По мере обращения пользователей.

 

 

32

Проведение итогового контроля у студентов посредством программы тестирования

Руководитель отдела, сотрудники отдела

В течение года

 

 

33

Формирование SQL запросов к АИС ВУЗ, выдача списков, написание программ для связи АИС ВУЗ с другими программами

Муканов Е.А.

В течение года

 

 

34

Поддержка в актуальном состоянии ранее написанных программ

Муканов Е.А.

В течение года

 

 

35

Работа с координаторами ECTS по факультетам с целью определения задач, перспектив работы, обеспечения информацией и организации работы со студентами в рамках развития внутренней академической мобильности

Руководитель отдела, методисты

Апрель, октябрь 2017 г.

 

 

36

Сбор и оформление соответствующих документов для поездки студентов на осенний и весенний семестры к месту учебы в рамках программы внутренней академической мобильности в ведущие вузы Казахстана. Работа с приезжими студентами на обучение по программе академической мобильности в КГУ им. Ш. Уалиханова.

Руководитель отдела, методисты

В течение отчетного периода

 

 

             

скачать план